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All’interno di un’azienda è comune che nel corso degli anni si accumuli una grande quantità di documenti cartacei, talvolta difficili da conservare in modo efficiente ma al tempo stesso impossibili da eliminare perché ritenuti importanti. Infatti, il Codice Civile prevede che documenti cartacei debbano essere conservati e dunque archiviati per un periodo minimo di 10 anni.

Tuttavia per molte aziende e liberi professionisti gestire i flussi cartacei potrebbe essere particolarmente problematico, soprattutto per questioni relative allo spazio necessario per l’archiviazione del materiale all’interno di un ufficio. Per questo motivo sempre più imprese decidono affidarsi ad aziende specializzate che offrono servizi per la gestione e conservazione dei documenti cartacei tramite archiviazione fisica.

Come funzionano i servizi di gestione e conservazione dei documenti cartacei

ula kuzma 9i4DHlC80AQ unsplashI servizi di archiviazione, conservazione e gestione dei documenti cartacei diffusi dalle aziende leader di settore, permettono a imprese, uffici e liberi professionisti di conservare tutti quei documenti ancora importanti per il proprio business liberando così spazio all’interno delle proprie sedi.

L’archiviazione fisica dei documenti cartacei è un servizio per la conservazione sicura di tutti quei documenti che non possono essere smaltiti, anche se è stato effettuato un processo di dematerializzazione degli stessi.

Le aziende specializzate nel settore mettono a disposizione storage caratterizzati da specifici sistemi di sicurezza, in grado di conservare nel modo più efficiente e sicuro i documenti delle aziende clienti, ottimizzando lo spazio all’interno degli uffici.

Gli storage usufruiscono di sistemi tecnologici innovativi anti-polvere, anti-incendio e anti-intrusione, sono assicurati e rappresentano una delle soluzioni più efficienti per l’archiviazione fisica dei documenti cartacei. Infatti, la gestione e la conservazione fisica dei documenti avvengono in totale conformità alla normativa di legge e nel rispetto dei criteri di efficienza.

Questi servizi di archiviazione e gestione dei documenti si basano su uno specifico metodo di archiviazione che comprende la progettazione e la formazione di archivi efficienti in modo tale da consentire anche una rapida ricerca dei documenti.

Le tipologie di archivi più comuni

Le aziende specializzate nella gestione dei documenti cartacei offrono diverse tipologie di archivi caratterizzati da differenti capienze, sistemi di conservazione e gestione, nonché da diversi sistemi di protezione.

Gli archivi di documenti cartacei più comuni e richiesti sono:

  • Archivio storico, uno storage in cui è possibile inserire tutti quei documenti che non hanno più una rilevanza giuridica e amministrativa, ma possono ancora servire come supporto per lavori futuri. È una tipologia di archivio contraddistinto da una capienza voluminosa e da servizi di catalogazione e valorizzazione dei documenti;
  • Archivio deposito, un tradizionale storage dove è possibile inserire vecchi documenti inutilizzati ma ancora validi ai fini giuridici e operativi;
  • Archivio ibrido, in questo caso si tratta di uno storage dove è possibile conservare documenti di varia natura ed è sempre contraddistinto da servizi di archiviazione e gestione dei documenti cartacei, a cui è possibile aggiungere anche servizi di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti. Le tecnologie utilizzate per la gestione di questi archivi richiedono un personale con competenze specifiche.